A projekt lebonyolítás során a dokumentumkezelés komplex folyamatának részét képező dokumentum iktatás, irányítás és kezelés, illetve tárolás irányítását a projektmenedzsment szervezet, azon belül általában a projektreferensi (asszisztensi) munkakört ellátó személy koordinálja. A projekt megvalósításában érintett szervezeti egységek és tevékenységeik az alábbiak:

Projektmenedzser

• A projektmenedzsment szervezet feladatainak kijelölése, céljainak meghatározása, azok teljesülésének ellenőrzése, a szervezet vezetése,
• Adminisztratív és szervezési feladatok ellátásának megszervezése,
• A projekt ellenőrzése, koordinációja, az előrehaladás, a szerződéses kötelezettségek ellenőrzése, monitoring,
• Kérdések, problémák, módosítási igények kezelése, javaslattétel a társulás irányába
• A projekt nyilvántartási rendszer kialakításának megszervezése,
• Az előrehaladási jelentések és a kifizetési igénylések, adatszolgáltatások elkészítése és megküldése a támogató számára,
• Értekezleteken történő részvétel, a projekt közreműködő szervezete felé történő képviselete.

Projektreferens

• A dokumentumok átvétele, kezelése, elektronikus verzió generálása,
• A dokumentumok csoportosítása, témacsoportonkénti szétosztása,
• A dokumentumok papír és elektronikus rendszer szerinti (könyvtárstruktúrának megfelelő) iktatása, előíratok csatolása, mutatózása, rögzítése,
• A határidős ügyek nyilvántartása, kezelése elektronikus rendszer kompatibilis módon,
• A szükséges iratok ügyintézőkhöz való továbbítása, valamint az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése,
• A projektmenedzsment szervezeten belüli dokumentumkezelés ellátása,
• Az ügymenetben teljesített, vagy lezárt tevékenységekhez illesztetten tárolás,
• A papír és elektronikus irattár kezelése, rendezése.

Támaszkodjon Perfektum Projekt Kft. tapasztalataira Ön is! Csak a lényegre kell fókuszálnia!

Külső érintett szakértők

• A dokumentumok témacsoporthoz rendelése,
• A dokumentumok projekt referenshez történő továbbítása,
• A projekt lebonyolítás határidős ügyeinek nyilvántartása, kezelése elektronikus rendszer kompatibilis módon,
• A projektmenedzsment szervezeten belüli dokumentumkezelés ellátása.

A projektben megjelenő papír alapú dokumentumok a projekt megvalósításában szerepet játszó információk közvetítésére, valamilyen tárgy, személy jogi viszonyának megtestesítésére, állapotának kinyilvánítására szolgál.

A papír alapú dokumentumok alapvető szerepköre

• Informál,
• Bizonyít,
• Szimbolizál.

A megvalósuló projektek esetében a papír alapú dokumentációs kötelezettség nem helyettesíthető az elektronikus dokumentumkezeléssel, mert a megvalósításhoz rendelten a hatósági és hivatali szervek és a projekt megvalósítását vállaló kedvezményezett szervezet közötti kommunikációban alapvető bizonyító és hitelesítési előírásoknak kizárólag a papír alapú dokumentumok képesek megfelelni. Alapvetően – annak érdekében, hogy az iktatás átlátható legyen – minden dokumentum esetén törekedni kell arra, hogy a projekt lebonyolítás alatt minden, a projekttel kapcsolatos irat elektronikus és nyomtatott formában is iktatásra kerüljön.